Relocalisation de bureau à Dubai: Un guide complet pour déménager

Relocalisation de bureau à Dubai : Un guide complet pour déménager

Déménager votre bureau à Dubai est une entreprise majeure. Entre la coordination avec la direction de l'immeuble, l'organisation de l'infrastructure informatique et le maintien de la productivité de votre équipe, il y a des dizaines de détails à gérer. Un déménagement de bureau mal planifié peut coûter des jours d'arrêt à votre entreprise et des milliers de dirhams en perte de productivité.

Ce guide vous guide à travers tout ce que vous devez savoir sur le déménagement de votre bureau à Dubai, du choix des déménageurs à l'installation de votre nouvel espace, afin que votre déménagement se déroule aussi bien que possible.

Pourquoi le déménagement de bureau à Dubai présente des défis uniques

Dubai'Le paysage commercial ajoute des complications spécifiques aux déménagements de bureaux que vous ne rencontreriez pas dans d'autres villes. Les immeubles de grande hauteur dans des zones comme Business Bay, Dubai Marina et DIFC ont des procédures d'entrée et de sortie strictes. La plupart des tours commerciales nécessitent une réservation à l'avance pour les ascenseurs de service, une preuve d'assurance de votre entreprise de déménagement et l'achèvement d'une liste de contrôle spécifique au bâtiment.

De plus, Dubai.'La chaleur estivale (de juin à septembre) rend difficile le déplacement d'équipements sensibles, de meubles et d'électroniques sans un contrôle climatique adéquat. Déménager pendant les mois plus frais (d'octobre à mars) est généralement plus facile et plus sûr pour votre équipement.

D'autres considérations qui rendent les déménagements de bureaux Dubai différents incluent :

• Connexions DEWA nécessitent un préavis et une documentation spécifique
• Enregistrement Ejari doit être mis à jour pour votre nouvel emplacement de bureau
• Construction des NOCs (Certificats de non-objection) sont requis par la plupart des propriétaires commerciaux
• Frais de refroidisseur et de stationnement varient d'un bâtiment à l'autre et doivent être pris en compte dans votre budget
• Approbations municipales peut être nécessaire selon votre type d'entreprise

Planifier votre déménagement de bureau : Chronologie de 8 semaines

8 semaines avant le jour du déménagement.

Commencez à planifier tôt. Visitez votre nouveau bureau avec un mètre ruban et tracez où chaque bureau, armoire de classement et pièce d'équipement ira. Faites un plan d'étage avant l'arrivée de tout meuble.

Contactez au moins trois entreprises de déménagement pour des devis. Demandez spécifiquement leur expérience avec les déménagements commerciaux dans les immeubles de grande hauteur de Dubai. Une entreprise qui a déjà déménagé des bureaux dans votre bâtiment connaîtra les procédures et vous fera gagner du temps.

Informez la gestion de votre bâtiment de votre date de déménagement prévue. La plupart des bâtiments à Dubai exigent au moins quatre semaines.' avis.

6 semaines avant le jour du déménagement

Réservez votre entreprise de déménagement et confirmez la date. Si vous déménagez pendant la haute saison (d'octobre à mars), réservez au moins six semaines à l'avance pour sécuriser votre date préférée.

Organisez la déconnexion de DEWA dans votre ancien bureau et la connexion dans votre nouveau. Les demandes DEWA pour les propriétés commerciales prennent généralement cinq à sept jours ouvrables, donc ne laissez pas cela à la dernière minute.

Informez votre fournisseur d'internet et de téléphone du déménagement. À Dubai, le transfert des services de télécommunications d'entreprise peut prendre jusqu'à deux semaines selon votre fournisseur et le bâtiment.'l'infrastructure.

4 semaines avant le jour du déménagement

Envoyez une annonce officielle à vos clients et fournisseurs concernant votre déménagement à venir. Incluez votre nouvelle adresse et la date d'effet. Mettez à jour votre profil Google Business, votre liste Google Maps et toutes les listes de répertoires où votre entreprise apparaît.

Commandez tout nouveau meuble, signalisation ou articles d'aménagement de bureau dont vous avez besoin. Les délais de livraison à Dubai varient considérablement : les meubles sur mesure peuvent prendre de quatre à huit semaines pour arriver, donc commandez tôt.

Organisez l'infrastructure informatique dans votre nouveau bureau. Cela inclut le câblage, le déménagement de serveurs et la configuration du réseau. La plupart des entreprises à Dubai engagent une société de support informatique pour gérer cette partie du déménagement.

2 semaines avant le jour du déménagement

Commencez à emballer les objets non essentiels : documents archivés, objets décoratifs, fournitures de rechange et équipements que vous n'utilisez pas quotidiennement. Étiquetez chaque boîte clairement avec son contenu et la pièce de destination.

Confirmez la réservation de l'ascenseur de service avec votre nouvel immeuble. La plupart des bâtiments commerciaux à Dubai exigent un dépôt remboursable pour l'utilisation de l'ascenseur de service, généralement entre AED 500 et AED 2,000.

Organisez des services de nettoyage pour votre ancien bureau. Votre contrat de location exige probablement que vous rendiez l'espace dans son état d'origine.

Semaine de déménagement

Emballer votre équipement informatique en dernier et le configurer en premier dans le nouveau bureau. Idéalement, prévoyez que votre équipe informatique ou votre fournisseur ait le réseau opérationnel avant l'arrivée du reste de vos meubles.

Ayez un responsable sur place aux deux emplacements tout au long de la journée de déménagement pour gérer tout problème. Gardez des collations et de l'eau disponibles pour l'équipe de déménagement, surtout pendant les mois d'été.

Après le déménagement

Inspectez chaque article pour des dommages dans les 24 heures suivant la livraison. La plupart des entreprises de déménagement à Dubai exigent que les réclamations pour dommages soient déposées dans un délai d'un à trois jours.

Mettez à jour votre entreprise's'adresse sur votre licence commerciale par l'intermédiaire de l'autorité de zone franche concernée ou du DED (Department of Economic Development). C'est une exigence légale en Dubai.

Mettez à jour l'enregistrement Ejari si votre entreprise est dans une zone continentale. Les entreprises de zone franche doivent mettre à jour leur adresse auprès de leur autorité de zone franche respective.

Choisir une entreprise de déménagement à Dubai

Toutes les entreprises de déménagement ne sont pas équipées pour les déménagements commerciaux. Lors de l'évaluation des déménageurs, recherchez :

• Expérience avec les déménagements de bureau spécifiquement, pas seulement des déménagements résidentiels.
• Couverture d'assurance pour votre équipement et vos meubles
• État de la flotte et disponibilité de véhicules climatisés.
• Références d'autres entreprises de taille similaire
• Connaissance spécifique au bâtiment de vos nouvelles et anciennes tours de bureaux

Obtenez des devis détaillés qui indiquent clairement ce qui est inclus. Certaines entreprises facturent des frais supplémentaires pour le démontage et le remontage des meubles, les matériaux d'emballage ou les déménagements en dehors des heures normales.

Attendez-vous à payer entre AED 1 500 et AED 3 000 pour un petit bureau avec cinq à dix postes de travail, et entre AED 5 000 et AED 15 000 pour un bureau de taille moyenne avec quinze à trente postes de travail. Les bureaux plus grands et ceux nécessitant un équipement spécialisé coûtent plus cher.

Que faire de votre ancien bureau

Avant de rendre les clés à votre propriétaire, complétez ces étapes :

• Réparez tout dommage au-delà de l'usure normale.
• Faites nettoyer le bureau par des professionnels
• Retirez tous les déchets et objets restants
• Prenez des photos du bureau vide comme preuve de son état.
• Soumettez un avis de départ comme l'exige votre bail

De nombreux propriétaires à Dubai déduisent du dépôt de garantie pour le nettoyage, les réparations ou les objets manquants. Un nettoyage approfondi et des réparations mineures sont presque toujours moins chers que de laisser le propriétaire s'en occuper.

Coûts à prévoir pour un déménagement de bureau à Dubai.

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Ajoutez une marge de 10 % à 15 % à votre budget total pour les coûts imprévus qui peuvent survenir le jour du déménagement.

Questions fréquemment posées

Combien de temps dure un déménagement de bureau à Dubai ?

Un petit bureau de cinq à dix postes de travail peut généralement être déplacé en une journée. Les bureaux de taille moyenne de quinze à trente postes de travail prennent un à deux jours. Les bureaux plus grands peuvent nécessiter deux à quatre jours avec une équipe dédiée. Prévoyez que le déménagement ait lieu pendant un week-end ou un jour férié pour minimiser les perturbations commerciales.

Dois-je informer DEWA avant de déménager ?

Oui. Vous devez donner à DEWA au moins cinq jours ouvrables' avis de déconnexion et de connexion de l'électricité commerciale. Les demandes peuvent être soumises en ligne via le site Web de DEWA ou via l'application DEWA. Vous aurez besoin de votre contrat Ejari ou de votre contrat de location pour le nouveau bureau.

Que se passe-t-il avec ma licence commerciale lorsque je déménage ?

L'adresse de votre licence commerciale doit correspondre à votre emplacement commercial réel. Si vous déménagez au sein de la même zone franche, vous mettez à jour votre adresse par l'autorité de la zone franche, ce qui coûte entre 1 000 AED et 3 000 AED selon la zone franche. Si vous déménagez entre des zones franches ou d'une zone franche vers le continent, vous avez besoin d'une nouvelle licence commerciale.

Comment mettre à jour mon adresse commerciale auprès du gouvernement Dubai ?

Mettez d'abord à jour votre adresse sur votre licence commerciale, puis informez la Chambre de commerce de Dubai, votre enregistrement de TVA auprès de l'Autorité fédérale des impôts, et tout régulateur spécifique à l'industrie. Votre Ejari (pour les bureaux sur le continent) doit également être mis à jour auprès de l'Autorité de régulation immobilière.

Dois-je engager un chef de projet pour mon déménagement de bureau ?

Pour les petits bureaux, un membre senior de confiance du personnel avec une liste de contrôle détaillée peut gérer le déménagement. Pour les bureaux plus grands, un chef de projet dédié ou une entreprise de déménagement qui propose des services de gestion de projet vaut l'investissement. Le coût d'un chef de projet de déménagement à Dubai varie de 2 000 AED à 5 000 AED mais permet d'économiser un temps et un stress considérables.

Faites de votre déménagement de bureau un succès.

Un déménagement de bureau bien planifié ne doit pas perturber votre entreprise. Commencez tôt, choisissez la bonne entreprise de déménagement et prévoyez tous les coûts cachés liés au déménagement à Dubai. Si vous avez besoin d'aide pour l'assemblage de meubles, des réparations mineures ou un nettoyage en profondeur dans votre ancien ou nouveau bureau, European Technical peut vous aider.

Appelez European Technical au +971 58 544 1160 ou envoyez-nous un message sur WhatsApp à +971 800 311 0115. Nous fournissons des services de nettoyage, de maintenance et de bricolage dans tout Dubai, y compris Business Bay, DIFC, Dubai Marina, et JLT.

*European Technical Équipe*

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