Переезд офиса в Дубае: полное руководство по переезду

Переезд офиса в Дубае: полное руководство по переезду

Переезд офиса в Дубае — это серьезное мероприятие. Необходимо согласовать все с администрацией здания, организовать ИТ-инфраструктуру и обеспечить продуктивность вашей команды — то есть учесть десятки мелочей. Плохо спланированный переезд офиса может стоить вашему бизнесу нескольких дней простоя и тысяч дирхамов в виде потери производительности.

Это руководство расскажет вам обо всём, что нужно знать о переезде офиса в Дубае — от выбора перевозчиков до обустройства нового помещения, — чтобы ваш переезд прошел как можно гладче.

Почему переезд офиса в Дубае сопряжен с особыми сложностями

Бизнес-среда Дубая создает особые сложности при переезде офиса, с которыми вы не столкнулись бы в других городах. В высотных зданиях в таких районах, как Business Bay, Dubai Marina и DIFC, действуют строгие процедуры въезда и выезда. В большинстве коммерческих небоскребов требуется предварительное бронирование грузовых лифтов, предоставление подтверждения страхования от вашей компании-перевозчика и заполнение контрольного списка по переезду, специфичного для данного здания.

Кроме того, летняя жара в Дубае (с июня по сентябрь) затрудняет перевозку чувствительного оборудования, мебели и электроники без надлежащего климат-контроля. Переезд в более прохладные месяцы (с октября по март) обычно проходит легче и безопаснее для вашего оборудования.

Среди других факторов, отличающих переезд офисов в Дубае, можно выделить следующие:

• Подключение к сетям DEWA требует предварительного уведомления и предоставления определённых документов
• Регистрация в Ejari должна быть обновлена с учетом нового адреса офиса
• Большинство арендодателей коммерческой недвижимости требуют предоставления сертификата NOC (сертификата об отсутствии возражений) от здания
• Плата за работу холодильной установки и парковку варьируется в зависимости от здания и должна быть учтена в вашем бюджете
• В зависимости от вида вашей деятельности могут потребоваться разрешения муниципальных органов

Планирование переезда офиса: график на 8 недель

За 8 недель до дня переезда

Начните планирование заранее. Посетите новый офис с рулеткой и нанесите на план, где будет стоять каждый стол, шкаф для документов и каждое оборудование. Составьте план этажа до того, как прибудет мебель.

Обратитесь как минимум к трем компаниям, занимающимся переездами, для получения ценовых предложений. Обязательно поинтересуйтесь их опытом проведения коммерческих переездов в высотных зданиях Дубая. Компания, которая ранее уже переезжала офисы в вашем здании, будет знакома с процедурами и сэкономит ваше время.

Сообщите администрации здания о запланированной дате выезда. В большинстве зданий в Дубае требуется уведомление как минимум за четыре недели.

За 6 недель до дня переезда

Закажите услуги компании по переезду и подтвердите дату. Если вы переезжаете в пиковый сезон (с октября по март), бронируйте услуги как минимум за шесть недель, чтобы гарантированно получить желаемую дату.

Оформите отключение DEWA в старом офисе и подключение в новом. Рассмотрение заявок DEWA на коммерческую недвижимость обычно занимает от пяти до семи рабочих дней, поэтому не откладывайте это на последний момент.

Сообщите о переезде своему провайдеру интернета и оператору мобильной связи. В Дубае перенос бизнес-телекоммуникационных услуг может занять до двух недель в зависимости от вашего провайдера и инфраструктуры здания.

За 4 недели до дня переезда

Разошлите официальное уведомление своим клиентам и поставщикам о предстоящем переезде. Укажите новый адрес и дату вступления в силу. Обновите свой профиль в Google Business, запись в Google Maps и все списки, в которых фигурирует ваша компания.

Закажите новую мебель, вывески или предметы офисного оборудования, которые вам понадобятся. Сроки доставки в Дубае сильно варьируются: доставка мебели, изготовленной на заказ, может занять от четырех до восьми недель, поэтому заказывайте заранее.

Организуйте установку ИТ-инфраструктуры в новом офисе. Сюда входят прокладка кабелей, перемещение серверов и настройка сети. Большинство компаний в Дубае нанимают ИТ-подрядчиков для выполнения этой части переезда.

За 2 недели до дня переезда

Начните упаковывать несущественные предметы: архивные документы, декоративные элементы, запасные материалы и оборудование, которым вы не пользуетесь ежедневно. Четко обозначьте на каждой коробке её содержимое и комнату назначения.

Подтвердите бронирование грузового лифта в новом здании. В большинстве коммерческих зданий в Дубае за использование грузового лифта требуется внести возвращаемый залог, как правило, от 500 до 2 000 дирхамов.

Закажите услуги по уборке старого офиса. Вероятно, по условиям договора аренды вы обязаны вернуть помещение в исходное состояние.

Неделя переезда

Упакуйте ИТ-оборудование в последнюю очередь и установите его в новом офисе в первую очередь. В идеале договоритесь с ИТ-командой или поставщиком услуг, чтобы сеть была готова к работе до того, как прибудет остальная мебель.

В день переезда в обоих офисах должен находиться менеджер, который будет решать возникающие проблемы. Обеспечьте переездную команду закусками и водой, особенно в летние месяцы.

После переезда

В течение 24 часов после доставки проверьте каждый предмет на наличие повреждений. Большинство компаний по переезду в Дубае требуют подачи претензий о повреждениях в течение одного–трех дней.

Обновите адрес вашей компании в торговой лицензии через соответствующий орган свободной зоны или DED (Департамент экономического развития). Это является обязательным требованием законодательства Дубая.

Обновите регистрацию в системе Ejari, если ваша компания находится на материковой части города. Компании, расположенные в свободных зонах, должны обновить свой адрес в соответствующем органе управления свободной зоны.

Выбор компании по переезду в Дубае

Не все компании по переезду оснащены для проведения коммерческих переездов. При оценке компаний по переезду обращайте внимание на:

• Опыт именно в переездах офисов, а не только в переездах частных лиц
• Наличие страхового покрытия для вашего оборудования и мебели
• Состояние автопарка и наличие транспортных средств с климат-контролем
• Рекомендации от других компаний аналогичного размера
• Знание особенностей ваших старого и нового офисных зданий

Получите детализированные ценовые предложения, в которых четко указано, что входит в стоимость. Некоторые компании взимают дополнительную плату за демонтаж и сборку мебели, упаковочные материалы или переезды в нерабочее время.

Рассчитывайте на расходы от 1 500 до 3 000 дирхамов ОАЭ за небольшой офис с пятью–десятью рабочими местами и от 5 000 до 15 000 дирхамов ОАЭ за офис среднего размера с пятнадцатью–тридцатью рабочими местами. Более крупные офисы и те, для которых требуется специальная техника для перевозки оборудования, обойдутся дороже.

Что делать со старым офисом

Прежде чем сдать ключи арендодателю, выполните следующие действия:

• Устраните все повреждения, выходящие за рамки естественного износа
• Закажите профессиональную уборку офиса
• Уберите весь мусор и оставшиеся вещи
• Сфотографируйте пустой офис в качестве доказательства его состояния
• Подайте уведомление о выезде в соответствии с условиями договора аренды

Многие арендодатели в Дубае удерживают из залогового депозита средства на уборку, ремонт или утраченные предметы. Тщательная уборка и мелкий ремонт почти всегда обходятся дешевле, чем поручить их арендодателю.

Расходы, которые следует заложить в бюджет при переезде офиса в Дубае

|------|-------------------|

Добавьте к общему бюджету резерв в размере 10–15 % на непредвиденные расходы, которые могут возникнуть в день переезда.

Часто задаваемые вопросы

Сколько времени занимает переезд офиса в Дубае?

Небольшой офис на пять–десять рабочих мест обычно можно перевезти за один день. Переезд средних офисов на пятнадцать–тридцать рабочих мест занимает один–два дня. Для переезда более крупных офисов может потребоваться от двух до четырех дней с привлечением специальной команды. Планируйте переезд на выходные или праздничные дни, чтобы свести к минимуму перебои в работе.

Нужно ли уведомлять DEWA перед переездом?

Да. Вы должны уведомить DEWA как минимум за пять рабочих дней об отключении и подключении коммерческого электроснабжения. Заявки можно подавать онлайн через веб-сайт DEWA или через приложение DEWA. Вам понадобится ваш Ejari или договор аренды для нового офиса.

Что произойдет с моей торговой лицензией при переезде?

Адрес, указанный в вашей торговой лицензии, должен соответствовать фактическому месту ведения бизнеса. Если вы переезжаете в пределах одной и той же свободной зоны, вы обновляете свой адрес через администрацию свободной зоны, что стоит от 1 000 до 3 000 дирхамов в зависимости от свободной зоны. Если вы переезжаете из одной свободной зоны в другую или из свободной зоны на материк, вам потребуется полностью новая лицензия на ведение бизнеса.

Как обновить адрес компании в органах власти Дубая?

Сначала обновите адрес в своей торговой лицензии, затем уведомите об этом Торговую палату Дубая, Федеральное налоговое управление (где вы зарегистрированы в качестве плательщика НДС) и любые отраслевые регулирующие органы. Вашу регистрацию в системе Ejari (для офисов на материке) также необходимо обновить через Управление по регулированию рынка недвижимости.

Стоит ли нанимать менеджера проекта для переезда офиса?

В случае небольших офисов переездом может управлять надежный старший сотрудник, имеющий подробный контрольный список. Для более крупных офисов стоит инвестировать в услуги специального менеджера проекта или компании по переезду, предлагающей услуги по управлению проектами. Стоимость услуг менеджера проекта по переезду в Дубае колеблется от 2 000 до 5 000 дирхамов, но это позволяет сэкономить значительное время и избежать стресса.

Сделайте переезд вашего офиса успешным

Хорошо спланированный переезд офиса не должен нарушать работу вашей компании. Начните подготовку заранее, выберите подходящую компанию по переезду и заложите в бюджет все скрытые расходы, связанные с переездом в Дубае. Если вам нужна помощь с сборкой мебели, мелким ремонтом или генеральной уборкой в старом или новом офисе, компания European Technical готова вам помочь.

Позвоните в «European Technical» по номеру +971 58 544 1160 или напишите нам в WhatsApp по номеру +971 800 311 0115. Мы предоставляем услуги по уборке, техническому обслуживанию и мелким ремонтным работам по всему Дубаю, включая районы Business Bay, DIFC, Dubai Marina и JLT.

*Команда European Technical*

Заказать услугу | Услуги по уборке | Общее техническое обслуживание